Utilização de PDAs para Distribuidores de peças
A utilização de PDAs marca um ponto de viragem na gestão logística de qualquer empresa. Mas se estamos no sector da distribuição de peças sobressalentes, com um número médio muito elevado de referências e encomendas preparadas por dia, a utilização de dispositivos portáteis de leitura de códigos de barras é especialmente recomendável.
Neste post, analisamos o que significa a utilização de PDAs para a gestão de armazéns: os processos logísticos que podem ser realizados com um leitor de código de barras, as vantagens da sua utilização e as mudanças no processo de trabalho ou na organização física do espaço que implica. Analisaremos também como o PDA pode ser ligado ao ERP que utiliza com o exemplo do nosso Software de gestão global para distribuidores de peças sobressalentes.
1. Processos logísticos e vantagens na gestão de PDAs
O PDA está envolvido na maioria dos processos de extração e reabastecimento de mercadorias que são realizados no armazém:
- Preparação de encomendas ao cliente final: extração (recolha), validação e expedição.
- Outras opções de saída de mercadorias: devoluções ao fornecedor, transferências entre armazéns.
- Controlo de stock e inventário
- Receção de encomendas
As principais vantagens da utilização de PDAs em todos estes processos são mais rápidos, mais produtividade e menos erros. Por razões óbvias: porque ao mecanizarmos estes processos eliminamos a margem de erro da gestão manual e facilitamos o trabalho.
Um exemplo: os dados de localização das referências num armazém multilocalizado são feitos com o PDA num único processo, o da localização física no armazém. Não é necessário que outra pessoa intervenha posteriormente para introduzir os dados reais de localização de uma referência no sistema de gestão.
Outro exemplo: se trabalharmos com um PDA, após a extração da mercadoria, podemos proceder a uma validação adicional da encomenda do cliente antes da expedição. Isto evita as temidas devoluções que causam tantas perdas.
As vantagens adicionais são:
- Maior rastreabilidade do produto, como podemos saber em tempo real em que ponto do processo de preparação ou receção se encontra uma certa referência.
- Facilidade de formação do pessoal, uma vez que simplificamos a sua gestão. A equipa que trabalha no armazém não tem de ser constituída por pessoal especializado na distribuição de peças sobressalentes. Este perfil especializado pode ser atribuído a um serviço telefónico ou de balcão para tomar nota das encomendas e assim reduzir a percentagem de encomendas devolvidas.
2. Que mudanças estão implicadas pela utilização de PDA no processo de trabalho?
A mudança fundamental é que toda a gestão (incluindo a gestão de balcão) se baseia em encomendas. Estas são categorizadas conforme o processo de preparação de encomendas e o tipo de entrega. Uma possível classificação poderia ser a seguinte:
- Encomendas urgentes
- Encomendas de rotas
- Encomendas por agências de transporte
Para cada tipo de encomenda, podemos estabelecer diferentes protocolos de trabalho em termos de validação, extração e expedição. O PDA irá informar-nos automaticamente do estado de preparação de cada encomenda conforme a sua classificação. E permitir-nos-á também imprimir as notas de entrega para o cliente.
A consequência mais evidente da utilização do PDA no armazém é a agilidade nos fluxos de trabalho:
- Como o estado do trabalho no armazém é monitorizado em tempo real, o pessoal pode facilmente alternar entre a recolha da encomenda e a colocação da mercadoria. O trabalho pode ser equilibrado rapidamente porque existe informação fiável disponível para tomar decisões e trabalhar de forma eficiente.
- A informação em tempo real entre a receção e a recolha permite-nos tratar imediatamente dos pedidos dos clientes. E isto é muito útil no sector da distribuição de peças sobressalentes, onde lidamos com prazos médios de entrega cada vez mais curtos nas oficinas.
3. Que alterações implica a utilização de PDAs para a organização física do armazém?
Primeiro deve certificar-se de que possui uma ligação wifi ou 3G para ligar o PDA às suas bases de dados. Nem todos os PDAs estão preparados para trabalhar com um ou outro sistema. Em qualquer caso, terá de certificar-se de que o nível de ligação é o ideal para ter informações em tempo real sobre a gestão do seu armazém.
Em segundo lugar, todos os seus produtos e localizações precisam de ser etiquetados:
- Produtos: a maioria deles já está etiquetada pelo fornecedor. Se não for este o caso, deverá ter um sistema que transforme a referência no código de barras correspondente.
- Localizações: todo o armazém tem de ser etiquetado antes de começar a trabalhar com PDA. O tamanho mínimo da etiqueta será o tamanho ideal para a leitura. Dependerá do comprimento dos contentores e não deverá exceder os 15 dígitos.
4. Ligação entre o PDA e o ERP: o caso da IsiParts
Tudo o que mencionámos nas secções anteriores não teria grande utilidade se a utilização de PDA não estivesse ligada ao seu sistema de gestão. No caso do nosso ERP IsiParts, esta ligação com dispositivos de leitura de códigos de barras é possível. Para este efeito, o PDA tem uma interface específica com as seguintes opções:
- Questões de mercadorias
- Reabastecimento de mercadorias
- Inventários
- Gestão da localização
- Consulta de stocks
- Consulta do estado de reabastecimento e expedição
- Impressão de etiquetas de código de barras
Todos os processos que variam o stock de artigos podem ser realizados através da leitura de códigos de barras. Isto traz melhorias para os diferentes processos logísticos:
- Inventários e controlo de stock: mais fiável
- Bens recebidos: mais rápido e com menos erros de localização, controlo mais eficiente das diferenças entre os bens faturados e recebidos.
- Seleção de encomendas: mais rápida e com menos erros
- Controlo do utilizador: mais eficiente, uma vez que todas as linhas preparadas pelos utilizadores são registadas e podem ser analisadas e classificadas por tipo (inventários, localizações por compras recebidas, devoluções de clientes, extrações de encomendas de clientes, etc.).
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